Rechnungen aufbewahren: 10 Jahre Pflicht

In Deutschland musst du als Unternehmer deine Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren. Das gilt sowohl für ausgestellte als auch für erhaltene Rechnungen. Hier erfährst du, was genau aufbewahrt werden muss und wie du es am besten organisierst.

Die gesetzliche Grundlage

Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus §14b UStG und §257 HGB. Die 10-Jahres-Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Was muss aufbewahrt werden?

• Ausgangsrechnungen: Alle Rechnungen und Gutschriften, die du ausstellst
• Eingangsrechnungen: Alle Rechnungen, die du von Lieferanten und Dienstleistern erhältst
• Angebote und Kostenvoranschläge: Wenn sie zu einem Auftrag geführt haben
• Verträge: Werkverträge, Auftragsschreiben etc.
• Kontoauszüge: Als Nachweis für Zahlungseingänge

Digitale Aufbewahrung

Die gute Nachricht: Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, solange die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) eingehalten werden. Das bedeutet:

• Lesbarkeit: Die Rechnung muss jederzeit lesbar sein
• Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein
• Verfügbarkeit: Auf Anfrage des Finanzamts müssen Rechnungen zeitnah vorgelegt werden können

Tipps für die Organisation

1. Ordnerstruktur: Lege für jedes Jahr einen separaten Ordner an (digital und/oder physisch)
2. Regelmäßige Backups: Sichere digitale Rechnungen auf einer externen Festplatte oder USB-Stick
3. PDF statt Papier: PDF-Rechnungen können platzsparend archiviert werden
4. TC Rechnung Backup: Nutze die Backup-Funktion regelmäßig (Firma → Datensicherung → Backup exportieren)

Was passiert bei Verstößen?

Wenn das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung feststellt, dass Rechnungen fehlen, kann das zu Schätzungen führen — und die fallen in der Regel nicht zu deinen Gunsten aus. Außerdem drohen Bußgelder wegen Verletzung der Buchführungspflicht.